Ontwikkelingen ERP software

Waar komt ERP software vandaan?

Tot ver in de jaren ’90 werkten de meeste organisaties met afzonderlijke softwarepakketten, bijvoorbeeld voor de boekhouding, planning, voorraadbeheer en productiebesturing. Ieder pakket had een eigen database. De mogelijkheid om data tussen de pakketten uit te wisselen was zeer beperkt of zelfs onmogelijk. Gegevens die betrekking hadden op dezelfde opdracht moest u daardoor steeds opnieuw (handmatig) invoeren in de verschillende databases. De communicatie over orders, klanten en de administratieve aspecten daaromheen verliep daardoor moeizaam. Het ontbrak bovendien aan overzicht op het totale bedrijfsproces, waardoor de planning, productie en administratieve afhandeling vaak ad hoc werd aangepakt. ERP systemen brachten hierin verandering door het totale bedrijfsproces te automatiseren met een bedrijfsbrede automatiseringsoplossing. Alle data is hierbij geïntegreerd in één centrale database die toegankelijk is voor alle bedrijfsonderdelen: van verkoop, inkoop, productie en logistiek tot boekhouding, voorraadbeheer, service en de klantadministratie. Nog steeds is deze data-integratie de basis van ieder ERP systeem.

Verschuiving naar de cloud

Steeds minder bedrijven kiezen ervoor om een ERP systeem op de eigen locatie (on premise) te laten draaien. In plaats daarvan maken ze gebruik van een online ERP platform in de cloud. Dat heeft verschillende redenen. Allereerst is de betrouwbaarheid en veiligheid van ERP in de cloud inmiddels bewezen. Verder is de schaalbaarheid van systemen in de cloud groot, waardoor pieken in het dataverkeer probleemloos zijn op te vangen. Daarbij worden de gegevens en de software 24/7 bewaakt door specialisten en dat is met name voor kleinere bedrijven onmogelijk. Bovendien zijn de initiële investeringen laag omdat u zelf geen hardware en langlopende softwarelicenties hoeft aan te schaffen. Ook upgrades zijn in het tarief inbegrepen. Bovendien is het ERP systeem in de cloud op elke plaats en tijd voor elke medewerker beschikbaar.

Ook voor het MKB

De eerste ERP systemen waren de ‘opvolgers’ van MRP systemen die specifiek zijn gericht op productiebesturing. Ze werden daarom vrijwel alleen gebruikt door grote bedrijven in de maakindustrie. Dat is al lang niet meer het geval. Naast productiebedrijven, wordt ERP software ook veel ingezet door dienstverlenende bedrijven, bijvoorbeeld in de zakelijke dienstverlening en de zorg, de overheid en nutsbedrijven. Het aantal branchespecifieke ERP systemen is de laatste jaren sterk toegenomen. Verder is de omvang van de organisatie geen beperking meer. Ook in het MKB is het gebruik van geïntegreerde software tegenwoordig normaal. Dat komt onder meer door de beschikbaarheid van ERP in de cloud, waarbij u de software niet meer zelf hoeft te implementeren en beheren.

Groeiend gebruiksgemak

Gebruiksvriendelijkheid en gebruikservaring (user experience of UX) zijn altijd belangrijk geweest bij de ontwikkeling van software, maar nieuwkomers op de arbeidsmarkt stellen nog hogere eisen. Het gaat om jongere mensen die verwachten dat het ERP systeem even intuïtief en grafisch werkt als de smartphones en apps die ze gebruiken. ERP leveranciers geven invulling aan deze wensen. Ze bieden gebruikers via apps ook mobiel toegang tot het ERP systeem. Daardoor kunnen bijvoorbeeld verkopers bij de klant een offerte maken en zelfs een order ‘inschieten’ in het systeem. Verder bieden sommige leveranciers de mogelijkheid om interfaces persoonlijk in te richten.

Industriële digitale transitie

Met name in de maakindustrie is een digitale transitie gaande die alle afdelingen omvat: van ontwerp tot productie en van sales tot marketing. In het productieproces is digitalisering inmiddels overal doorgedrongen. Denk aan robots in de fabriekshal en online monitoring van machines, maar ook aan software om de productieomgeving optimaal in te richten. Het ERP systeem moet dit alles ondersteunen. Ook in de keten is sprake van een digitale transitie. Bij complexe producten – bijvoorbeeld auto’s – werken vaak honderden leveranciers digitaal samen via één portal. Verder gaan bedrijven de papierstromen in hun administratieve processen steeds meer digitaliseren. Denk aan data van PDF facturen of barcodes van bestelde goederen die via een interface in het ERP systeem worden opgeslagen. Het systeem kan deze informatie vervolgens geautomatiseerd naar de budgethouder(s) sturen die er elektronisch hun goedkeuring aan kunnen geven waarna het betreffende bedrag betaalbaar wordt gesteld. Ook als het gaat om planningsinformatie, urenregistratie en materiaalbewegingen is een digitale transitie gaande. Hiervoor worden onder meer scanners en touchscreens ingezet.

Connected machines

Steeds meer apparaten worden uitgerust met sensors die via het Internet-of-Things verbonden zijn met het systeem van de leverancier. Dat legt de basis voor ‘predictive maintenance’. De leverancier weet dan wanneer onderdelen vervangen moeten worden, omdat vastgelegd wordt hoeveel uren ermee gewerkt is en wat de belasting was. Eerdere analyses bij deze apparaten heeft duidelijk gemaakt wat het maximum mag zijn. Door de connectie kan ook nagegaan worden wanneer benodigdheden aangevuld moeten worden (bijvoorbeeld voor een drankenautomaat). De ultieme vorm van deze dienstverlening wordt product-as-a-service genoemd. De leverancier blijft dan eigenaar van een machine en de klant betaalt een vast bedrag per maand waarin al het onderhoud is inbegrepen. Er zijn zelfs al productiebedrijven die de hoogte van de fee afhankelijk stellen van de productievolumes die ze met een machine kunnen draaien. Leveranciers van moderne ERP systemen ondersteunen dit nieuwe business model met flexibele facturatievormen en functionaliteit om de gegevens over de monitoring van machines real time te verwerken.

Veranderingen in de supply chain

Industriële bedrijven halen productie-units steeds vaker terug naar hun eigen land of naar regio’s in de buurt van het moederbedrijf. Dit wordt respectievelijk reshoring en nearshoring genoemd. Die ontwikkeling creëert een totaal andere grondstoffen- en goederenstroom. Ook de opkomst van 3D-printing veroorzaakt een disruptieve verandering van in de keten. Wanneer producten ter plekke gemaakt kunnen worden heeft dat grote gevolgen voor de inkoop, voorraad en distributie van productiematerialen. Het ERP systeem moet flexibel aanpasbaar zijn aan die veranderingen. Verder kenmerkt de maakindustrie zich ook door een groeiend aantal fusies en overnames in de keten. ERP systemen moet het opzetten van nieuwe organisatievormen en multisite locaties daarom wendbaar kunnen ondersteunen, inclusief interfaces tussen de systemen.

Modularisatie in de maakindustrie

De Nederlandse maakindustrie is sterk in het leveren van maatwerk. Helaas creëert productie op klantspecificatie een stuwmeer aan werk voor engineers, waardoor de productie vertraagt en onderweg het nodige leergeld wordt betaald. Om dat probleem op te lossen kiezen steeds meer bedrijven voor modularisatie van hun aanbod. Ze stappen daarmee over van Engineering-to-Order (ETO) naar Configuration-to-Order (CTO). Resultaat is dat een beperkt aantal configuraties – lees mogelijke combinatie van modules – in het standaardaanbod worden opgenomen. Zo kunnen de bedrijven ‘maatwerk in massaproductie’ leveren. Het ERP systeem moet in te richten zijn op deze overstap door alle informatie over de modules en configuraties op basis van de taken per afdeling beschikbaar te stellen.

Distribueren en analyseren van data

Om succesvol te kunnen opereren hebben bedrijven real time informatie over alle bedrijfsprocessen nodig. Een ERP systeem maakt die informatie centraal beschikbaar. Daarnaast wilt u informatie uit het systeem maar ook uit andere (externe) bronnen kunnen analyseren. Bijvoorbeeld om de oorzaak van problemen te achterhalen, marktontwikkelingen te signaleren en gerichte marketingacties uit te voeren. Moderne ERP systemen maken het mogelijk om de opgeslagen gegevens vanuit elke invalshoek te doorzoeken en de resultaten te verwerken tot verhelderende rapportages.

Artficial intelligence en machine learning

Bedrijven maken steeds meer gebruik van artifical intelligence en machine learning om hun processen te optimaliseren en te automatiseren. Door de data uit ERP systemen te analyseren zijn voorspellende modellen te ontwikkelen. Deze kunnen vervolgens vertaald worden naar voorschriften voor de afhandeling van processen. Denk aan indicatoren die aangeven hoeveel krediet een klant kan krijgen. Door deze voorschriften in te bedden in het ERP systemen zijn processen zonder menselijke tussenkomst af te handelen. Het systeem is dan niet alleen een centrale informatievoorziening maar ook een autonoom werkend productiemiddel. De maakindustrie gebruikt artificial intelligence daarnaast voor het ontwikkelen en vervaardigen van nieuwe producten. Er wordt dan een complete virtuele versie van een fysiek product gemaakt waarop test zijn uit te voeren. Dit wordt een ‘digital twin’ genoemd. Vervolgens is ook het productieproces te simuleren tot de optimale vorm gevonden is. Dat verkort de time-to-market aanzienlijk. Verder kan artifical intelligence ingezet worden voor spraakherkenning. U kunt het ERP systeem dan gesproken opdrachten geven of vragen stellen.

Oriënteert u zich op ERP software
of start u met de selectie?