ERP selectie in tien stappen
Zonder goede voorbereiding en voldoende kennis kan er veel misgaan bij de selectie van ERP software. Als u uw ERP selectie uitvoert in de onderstaande tien stappen, vergroot u de kans op een succesvol selectietraject. Naast deze tien stappen zijn er nog vele andere mogelijkheden om ERP software en leveranciers te selecteren. Uitgebreide informatie hierover vindt u terug in de ERP box.
of start u met de selectie?
Stappenplan ERP software
1. Zoek eerst op internet of bij collega’s naar ERP pakketten die al op uw branche ingericht zijn. Dit scheelt namelijk in wederzijds begrip en doorlooptijd van het project zeker 50% en haalt alle beginnersfouten gelijk uit het project. Ook krijgt het project hiermee een jump-start: veel van wat er moet zijn, is er al. Dit verhoogt de motivatie onder uw kerngebruikers.
2. Selecteer drie verschillende soorten ERP pakketten van leveranciers die met een partnerstructuur werken. Dit verlaagt namelijk uw vendor-lock in, omdat er niet van ERP pakket hoeft te worden gewisseld, als u van leverancier wilt wisselen. Elke leverancier mag u in een demo overtuigen van het nut van zijn of haar pakket.
3. Stel intern een projectleider aan die gevoel heeft met processen en automatisering en die beslissingen kan en durft te nemen. Hij of zij wordt geflankeerd door één of twee kerngebruikers die meedenken vanuit het proces. Zelf houdt u als beslisser ook vinger aan de pols.
4. Ga bij ERP systeem selectie eerst zelf aan de slag. De projectleider en kerngebruiker brengen binnen twee weken uw eigen processen in kaart en deze houdt u voor aan de drie leveranciers. Op basis van deze procesbeschrijving mogen de leveranciers een indicatie van een begroting uitbrengen, inclusief een vertaalslag van de processen naar hun oplossing. Dus geen ouderwetse vragenlijst (RFQ) waar iedereen op alles “JA” antwoordt, maar juist een gericht document met procesbeschrijvingen. Hierop kan de leverancier zijn vaardigheid en ervaring kwijt.
5. Op basis van de prijsindicatie, de vertaalslag op uw procesbeschrijving en het gevoel van de eerste demonstratie, maakt u een principekeuze voor één van de leveranciers.
6. Met die leverancier gaat u een plan van aanpak maken. Dat doet u in samenwerking met de interne projectleider. Dit plan moet losstaan van de ERP implementatie zelf en ook als betaald adviestraject gezien worden. Betaald, omdat dit anders toch moet gebeuren en u zo mag verwachten dat de beste consultants en projectleiders erop gezet worden. De mensen die dit plan maken moeten uiteindelijk ook de implementatie gaan doen.
7. Maak van de gevonden gaps tussen het systeem en uw proces een analyse: verdient u hier vanuit uw proces meer of minder geld mee of kunt u het ook doen op de manier waarop het systeem het standaard doet? Bij alle vragen waarop u kunt stellen dat u er niet meer mee verdient, kiest u ervoor om dit niet aan te laten passen, maar te organiseren of met de standaard van het ERP pakket mee te gaan.
8. Probeer bij ERP systeem selecteren een referentiebezoek te regelen. Zo kunt u namelijk eventuele uitdagingen bij een collega voorleggen. Misschien heeft deze ze al opgelost of zijn er andere manieren om uw doel te bereiken. Laat ook de door u gekozen ERP leverancier praten met uw accountant. Hij kan zeker een bijdrage leveren aan de oplossingen en bovendien is het belangrijker deze ook bij het project te betrekken. Dat scheelt een hoop tijd en geld aan het eind van de eerste jaarafsluiting.
9. Nadat alle werkzaamheden, gaps en oplossingen in kaart zijn gebracht en het proces rond is, organiseert u een aparte aftrap voor alle betrokkenen. Hierin moet een nieuwe demo gegeven worden door de leverancier. Deze aftrap is inclusief projectleider, programmeurs en de verkoper van de ERP leverancier. Dit zodat iedereen zich bewust is van wat er gaat gebeuren en hoe dit moet gebeuren en er geen loze beloften gemaakt zijn.
10. Houd consequent vast aan dit plan en zorg ervoor dat er om de zoveel tijd overleg met de stuurgroep is. Daaraan moeten in elk geval de projectleiders en de verkoper van de ERP leverancier deelnemen.
Meer informatie
Alles over ERP software selectie – ERP box
Waarom IT projecten mislukken – gratis e-boek
Bron: Blisss Software, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
