Succesvolle ERP implementatie

Projectteam

De kwaliteit en samenstelling van het team dat het ERP project gaat uitvoeren is essentieel. Selecteer in uw bedrijf daarom de mensen met de meeste kennis en ervaring met betrekking tot ERP software. Zorg daarnaast voor stevig projectmanagement. Naast eigen medewerkers, maken ook medewerkers van uw ERP leverancier of implementatiepartner deel uit van het projectteam. Tijdens het project is de samenwerking tussen u, de opdrachtnemer (leverancier) en de projectmanager belangrijk, temeer ieder zijn eigen belangen heeft. Wees daarom kritisch bij het samenstellen van het projectteam. En zorg voor een klik tussen alle teamleden van binnen en buiten uw organisatie.

Focus op één project

Alle teamleden moeten voldoende beschikbaar zijn en er moet voorkomen worden dat andere grote ICT projecten gelijktijdig binnen uw bedrijf uitgevoerd worden. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn veel bedrijven geneigd om, gelijktijdig met de ERP implementatie, andere nieuwe software uit te rollen. Hierdoor zal het ERP project niet de benodigde inzet en aandacht krijgen, waardoor er bij een of meerdere implementatieprojecten problemen gaan ontstaan. Focus op de complexe implementatie van het ERP systeem en start andere ICT projecten later. Dit vergroot de kans op een succesvolle ERP implementatie.

Bedrijfsprocessen aanpassen

Een ERP systeem is een geïntegreerde softwareoplossing die ondersteuning biedt aan meerdere primaire bedrijfsprocessen, zoals inkoop, voorraadbeheer, verkoop, service, productie en financiële administratie. Gedurende de implementatie zult u merken dat de neiging ontstaat grote wijzigingen in deze processen aan te brengen. Als er heel veel aanpassingen aan workflows nodig zijn, heeft u wellicht niet het meest optimale ERP systeem gekozen. Bovendien zullen gebruikers niet bereid zijn hun werkwijze zo grondig aan te passen.

Hoewel het de juiste manier is om bestaande processen aan te passen op de mogelijkheden van de nieuwe ERP software, moeten die wijzigingen aan bestaande processen niet buitensporig worden. Om te grote aanpassingen te voorkomen, kunt u criteria formuleren waarop elk aanpassingsverzoek wordt beoordeeld. U kunt bijvoorbeeld het projectteam een compacte businesscase laten maken bij elk aanpassingsverzoek. Daarnaast zal gezocht moeten worden naar alternatieven om de grote mutaties in het proces te voorkomen.

Oriënteert u zich op ERP software
of start u met de selectie?

Goed testen

Testen draagt voor een belangrijk deel bij aan het succes van uw ERP project. Test daarom vroeg, vaak en gedurende de gehele implementatie. Op basis van testen inventariseert het projectteam de problemen die zich voordoen met het functioneren van het ERP systeem. De leverancier of implementatiepartner moet deze problemen oplossen. Integratie van andere software met het nieuwe ERP systeem levert vaak problemen op bij het uitwisselen van data en bij de werkprocessen. Automatische testen kunnen op een efficiënte manier de integratie met andere systemen beoordelen op basis van duizenden testcases. Verdiep u in de mogelijkheden hiervoor.

Gebruikersacceptatie

De acceptatie van een nieuw ERP systeem binnen uw bedrijf wordt versneld door gebruikers vroeg in het proces te betrekken bij alle stappen bij de keuze en implementatie van nieuwe ERP software. Training maakt medewerkers alvast vertrouwd met de nieuwe oplossing en leidt tot een betere gebruikersacceptatie. U kunt daar al mee starten tijdens de implementatie.

Begin met de moeilijkste bedrijfsprocessen

Schoon data op aan het begin van het project. Zo voorkomt u vertraging bij het testen door oude of onnodige data. Bepaal vooraf welke data u wilt converteren en verwijder de data die u in het nieuwe systeem niet meer gaat gebruiken. Na het opschonen begint het projectteam met de moeilijkste bedrijfsprocessen. Als daarmee problemen ontstaan, heeft u nog tijd om deze op te lossen.

Meer over succesvolle ERP implementatie

Er is veel bekend over het implementeren van ERP software. Talloze bedrijven hebben er vele jaren als ERP gebruiker ervaring mee. ERP leveranciers, consultants en andere specialisten uiteraard ook. Gebruik deze kennis en de ervaringen die er zijn. In de ERP boxheeft het ICT informatiecentrum heel veel van deze kennis en ervaringen voor u gebundeld. Maak daar optimaal gebruik van als u een ERP project start of aan de selectie ervan gaat beginnen.

Meer informatie

Alles over uw ERP project – ERP box
Waarom IT projecten mislukken – gratis e-boek